I artiklen:” Hvordan lander I?” fortalte jeg om et simpel, men virkningsfuldt redskab – som hjælper mødedeltagerne med at være fokuseret fra mødets start. I denne artikel får du et tip til, hvordan du understøtter at deltagerne fastholder opmærksomheden undervejs i mødet.

Der er flere måder, hvorpå du kan understøtte deltagernes koncentration og fokus når du er mødeleder. En af dem er at arbejde struktureret med opsamling af de vigtigste pointer.

Mange mødeledere arbejder ikke med løbende opsamling, som en naturlig del af deres mødeledelse.

Helt overordnet – så er de vigtigste pointer, ideer og refleksioner fuldstændig ubrugelige, hvis vi ikke ”opdager” dem og sikre at de anvendes i det videre arbejde i organisationen.

Mere specifikt i forhold til artiklens fokus – så er løbende opsamling efter hvert punkt på dagsordenen et simpelt men virkningsfuldt redskab.

Der er flere fordele ved løbende opsamling – blandt andet:

  1. At skabe plads i hjernen: når du laver en løbende opsamling sikrer du at punktet rundes af og afsluttes for deltagerne. Hvis du ikke får afrundet et punkt og opsummeret de vigtigste pointer risikerer du at mødedeltagerne tænker videre omkring det foregående punkt. De er altså ikke klar til at holde fokus på det næste punkt på dagsorden.

 

  1. Progression: med løbende opsamling bliver det nemt at synliggøre at gruppen udretter noget sammen – det er bare mere motiverende at deltage i møder, hvor vi skaber noget værdifuldt og bevæger sig fremad. Når mødedeltagere er motiverede, er det væsentlig lettere at fastholde deres opmærksomhed – fordi det opleves meningsfuldt at deltage.

 

  1. Godt gået: vi har alle brug for at blive set, hørt og bekræftet i at vores tilstedeværelse er af væsentlig betydning. Løbende opsamling er der en oplagt mulighed for mødelederen til at anerkende deltagernes kompetencer og bidrag, hvilket skaber god stemning og bidrager til at deltagerne har lyst til at være aktivt deltagende.

 

  1. Uklarhed – med løbende opsamling understøtter du, at gruppen går fra mødet med klarhed. Ofte vil eventuelt overset utydelighed eller uenighed blive synlig når du laver opsamlingen. Det giver mulighed for at afstemme og justere inden mødet afsluttes.

Hvordan kommer du i gang? Du starter med at stille et spørgsmål:

Hvad er de vigtigste pointer, som vi tager med fra dette punkt?

To modeller:

1. Gruppen laver opsamlingen:

Du stiller spørgsmålet til gruppen

De får derefter kort tid til refleksion og byder ind i plenum med de pointer, som de oplevede som de vigtigste.

(Noter meget gerne på en flip over)

2.Du laver opsamlingen:

Du konkluderer på gruppens vegne:” ok, så det vigtigste vi har været omkring er…..er I enige eller har I noget at tilføje?”

(Noter meget gerne på en flip over)

Vær opmærksom på, at opsamlingen ikke er en invitation til at genoptage drøftelserne (med mindre at I, via opsamlingen, opdager at det er nødvendigt), men netop en opsamling, som skal være kort og præcis.

Indimellem kan det, som mødeleder, være vanskeligt, at dække alle roller.

Hvis du har vanskeligt ved at holde styr på opsamlingen undervejs, så invitér en kollega eller mødedeltager til at gøre det for dig. Husk blot at informer gruppen om rollefordelingen.

Rigtig god fornøjelse.