Lej en møde- og workshop­facilitator

Lej en workshop- og møde­facilitator

– så du kan fokusere på det værdiskabende indhold på mødet og workshoppen

Planlægning og forberedelse er helt afgørende for at en workshop eller et møde skaber resultater, der er kvalificerede og understøtter virksomhedens strategi og mål – og det er uanset om temaet for mødet er udvikling af nye tiltag, justering af eksisterende procedure eller beslutninger, der skal træffes.
 
Alt for ofte undervurderes planlægning og forberedelse af møder og workshops – og alt for ofte undervurderes det, hvor tidskrævende processen før et møde eller en workshop er.
 
Derfor er gennemtænkt og velfunderet planlægning og forberedelse grundlaget for at skabe bedre møder og workshops, som blandt andet sikrer, at der træffes kvalificerede beslutninger, udvikles ny ideer til og løsninger på virksomhedens udfordringer.

Der er mange forskellige årsager til at virksomheder og organisationer inviterer mig til at facilitere deres møder, workshop/temadag. Jeg hører ofte disse udsagn:

N

Vi kan ikke holde energien oppe og fokusere på det, vi har brug for at udrette sammen

N

Det er vanskeligt for mig både at lede workshoppen og samtidig være deltagende

N

Jeg vil bare gerne fokusere på mit personale, deres perspektiver og tanker omkring temaet – i stedet for at skulle bruge al min energi på at holde tiden, sikre alle er med, og at der ikke småsnakkes i krogene

N

Jeg har et rigtig godt team med dygtige kompetente folk – men vi har indimellem brug for at der kommer en udefra og ”skubber” til vores vante forestillinger og tilgange til emnet

N

Jeg har selv stærke holdninger til emnet, og jeg er bekymret for, at det påvirker min ledelse af mødet – herunder at det vil være vanskeligt for mig at give plads til andres meninger og perspektiver

N

Jeg har ikke tiden til at planlægge temadagen

Måske kan du, som mange andre ledere, også genkende en eller flere af ovenstående udsagn – og det med god grund.  Det kan være vanskeligt at lede møder og workshops, som har retning, er produktive og engagerer alle mødedeltagerne. Det kræver viden om mødestrategier og værktøjer, erfaring med at lede et møde og ikke mindst tid.  

 

Mine kunder er travle ledere, som kan have svært ved at finde den fornødne tid til at fokuserer på at planlægge og forberedelse af en temadag. Flere af dem har også erfaret hvad manglende tid til planlægning og forberedelse betyder for en temadags forløb og resultater.

Lise Kjærgaard – specialist i effektiv ledelse af møder og workshop

Lise Kjærgaard - procesleder
Mit navn er Lise Kjærgaard, og jeg samarbejder med virksomheder og organisationer om at skabe bedre møder og workshops med engagerede deltagere, målrettethed og produktivitet. Jeg har blandt mange samarbejdet med Ungdomskoleforeningen, Broen Aalborg, Aalborg Golf Erhvervsnetværk, Thisted Kommune, Mariager Fjord Kommune, Rebild Kommune, Vesthimmerlands Kommune.
 
Jeg har en baggrund som socialrådgiver, er uddannet grafisk facilitator og instruktør i faciliterende undervisning og jeg har flere års erhvervserfaring inden for møde- og workshopfacilitering.
 
I min tid som ansat har jeg deltaget i et utal af møder og workshops, som har mundet ud i ingenting – spild af økonomiske og menneskelige ressourcer.
 
Rigtig godt træt at alle disse meningsløse møder og workshops besluttede jeg mig for at undersøge mulighederne for at ændre på den måde møder og workshops forløber på. Med enkle, men virkningsfulde tiltag er det muligt at skabe bedre møder og workshops, der skaber bedre betingelser for menneskers mulighed for at udfolde deres kompetencer og bidrage med det de – netop – er bedst til.
 
På baggrund af års erfaring med facilitering af møder og workshop, indsamlet viden og afprøvede teoretiske og praktiske modeller – har jeg sammensat min egen metode. Metoden danner grundlag for den måde jeg planlægger og faciliterer alle møder og workshops på. Til gavn for deltagere, organisationer og virksomheder som får bedre møder i stedet for flere møder.

Sådan forløber vores samarbejde

De ledere jeg samarbejder med har ofte et ønske om at slippe for planlægning og ansvaret for at holde tiden, sikre progression og energi ved møder – og i stedet kunne fokusere på at løse andre arbejdsopgaver.

 

I kan samarbejde med mig som ekstern facilitator således, at jeg faciliterer:

  1. et enkeltstående møde/workshop
  2. en rækker møder/workshop over en afgrænset tidsperiode
  3. tilbagevendende møder – fx bestyrelsesmøder eller netværksmøder

Uanset hvilket model I er interesseret i, så vil møderne være veltilrettelagte og tilpasset netop de ønsker og behov som jeres organisationen har.

Efter en afklarende samtale, hvor jeg får indblik i jeres behov og baggrund for mødet/workshoppen, sørger jeg for at:

N

Temadagen er velplanlagt, med et procesdesign og arbejdsmetoder som understøtter det formål I har for mødet og de mål I ønsker at have nået når mødet afsluttes

N

Mødet udføres i overensstemmelse med den aftale vi har indgået, samt med fokus på at det efterfølgende er nemt for dig som leder at tage over på processen fx med det videre arbejde med implementering af nye metoder eller igangsættelse af nye tiltag

N

Vi starter det rigtige sted, og at vi arbejder med de rette områder, og skaber refleksion og motivation, og at vi til slut lander der, hvor vi arbejder med løsninger på det konkrete problem

N

Synliggør den vigtigste viden og indsigt sammen med vigtige pointer for gruppen, således at progression sikres og alt det uhåndgribelige sættes i struktur og gøres håndgribeligt og håndterbart

N

Jeg sikrer en tryg ramme, hvor deltagerne i fællesskab kan fokusere på det ønskede udbytte og alle føler sig set, hørt og anerkendt

N

Vi får synliggjort eventuelle blinde vinkler, ser på nye/andre muligheder – og at vi lander det igen, og får truffet gode beslutninger

Det betyder at mødet/workshoppen er energifyldt, har retning og overskuelighed – samt at du som leder kan være tryg ved at der tages kvalificerede beslutninger, der kan omsættes til konkrete handlinger i jeres organisation.

Mine kunder sige blandt andet om samarbejdet med mig

Den største a-ha-oplevelse var at det var muligt at tale roligt og konstruktivt om emner som normalt ville være blevet meget følelsesladet og formentlig konfliktoptrappende.

Der var efterfølgende bred enighed om at denne slags workshops vil være en god arbejdsform fremadrettet. Også med andre medarbejdergrupper i organisationen. Dette forventer jeg vil få stor betydning for den videre udvikling og vækst i virksomheden.

Lise er som processleder på én gang den fremaddrivende kraft med målet i sigte, en anerkendende og opmuntrende hjælper samt en ”fluen på væggen” der formår at holde sig i baggrunden, observere og bevare overblikket. Det er en unik kombination. 

Jeg vil absolut anbefale Lise til ledere, der har en udfordring med at være både procesleder og mødedeltager selv samtidigt. Lises honorar at hurtigt tjent hjem i form af væsentligt hurtigere problemløsning og større ejerskab til de vedtagne beslutninger. Sidstnævnte er jo altafgørende når beslutningerne skal eksekveres.

Jannie Illum Gade

Salgschef og direktør

Mit udgangspunkt for at inddrage Lise som proceskonsulent var at få andre øjne på min organisation og på samspillet mellem mine medarbejdere og mig.

Ift. det første møde med årgangsteamet, var Lise god til at facilitere mødet og skabe overblik over mødets dagsorden, og hun fik rundet mødet godt af. Noget af det medarbejderne bemærkede, var, at hun var god til at lave en ramme og tidsplan, som blev fulgt. Medarbejderne virkede trygge og afslappede i Lises nærvær, ligesom jeg selv.

Lises refleksioner over efterfølgende interviewdel var brugbare og satte andre perspektiver på sagen, end dem jeg selv havde fokuseret på – det var rigtig god sparring.

Lise gør meget brug af det visuelle og skriftlige (plancher, tegninger og vores ideer på skrift), som gør opgaverne mere konkrete og tilgængelige. Det var også noget af det, der fangede mig fra start. Hun spørger nysgerrigt og undrende og er åben for nye og andre veje at gå.

Hun er meget opmærksom på, at det skal passe til mig, og den jeg er som leder. Det bliver derfor nemmere for mig at tage over bagefter, når jeg selv skal køre processen videre.

Lises måde at tilgå mødet på er inspirerende og vil helt sikkert være en tilgang, jeg vil gøre brug af fremadrettet.

Kendetegn ved Lise som procesleder: nærværende, lyttende og en dygtig mødefacilitator. Lise er iderig og eksperimenterende, hun er konkret og kan skabe overblik.

Ulla Jakobsen

Afdelingsleder, Karensmindeskolen

Udfordringer ved at bruge en intern facilitator

Flere spørger mig, om det er nødvendigt at mødet ledes af en ekstern mødeleder. Det er bestemt muligt at facilitere møder og workshops selv – også med gode resultater. 

 

Der kan dog være flere udfordringer ved at benytte en intern mødeleder, som det er vigtigt at I er opmærksom og imødegå det, eksempelvis:

N

At mødelederen ikke er kvalificeret til at lede møde, herunder ikke har den fornødne viden om mødestrategier og værktøjer til at skabe bedre møder

N

Mødeledere kan have forudindtagede holdninger til det tema der drøftes og forhistorien omkring situationen

N

Teamet kan have bekymringer omkring at den interne mødeleder har forudindtagede holdninger til deltagerne og diskussionerne og derfor ikke være tryg ved at deltage

N

Mødelederen kan være utryg ved at stille spørgsmål til vanskelige emner, holdninger og personer som har status i teamet

N

At mødelederen ikke får afsat tid til planlægning og forberedelse af møder, hvilket ofte betyder at deltagerne og virksomheden ikke får det ønskede resultat eller kvalitet ud af mødet

N

Mødelederen kan være så indforstået omkring temaet at der opstår blinde vinkler der ikke bliver adresseret – hvilket betyder at teamet (og organisationen) ikke får det fulde udbytte

N

Indimellem sker det også at mødelederen selv er en del af historien og problemet, hvilket kan hæmme gruppens resultat og betyde at andre holder sig tilbage

Mine kunder kommer til mig, fordi de har et ønske om ikke at skulle bekymre sig om at planlægge mødet, bevare overblikket og skabe strukturen for dagen. I stedet vil de gerne bruge tiden på sammen med de øvrige mødedeltagere at fokuserer på at træffe kvalificerede beslutninger, træne nye metoder/værktøjer, udvikle nye tiltag, drøfte styrkelse af samarbejde m.m.

Spørger du dig selv om det her:

“Hvordan kan du facilitere vores møde, når du ikke kender vores fagområde?”

I er eksperter på det faglige indhold – det er ikke væsentligt for workshoppen, at jeg har kendskab til det fagspecifikke indhold.

Til gengæld er jeg nødt til at have nok viden om den konkrete situation I står i, så jeg kan skabe de bedste betingelser for at I får en meningsfuld, udviklende- og resultatskabende dialog.

Derfor er fælles forberedelse en essentiel del af mine ydelser. Her henter jeg viden om jeres organisatoriske kontekst, indblik i jeres behov, hvad formålet og det ønskede resultat med processen er.

På den baggrund forbereder jeg et specifikt workshopdesign til jeres gruppe / team / organisation. Dermed får I mulighed for at fordybe jer, blive klogere på jeres faglige praksis sammen og i fællesskab skabe kvalificerede løsninger og beslutninger.

“Hvordan undgår jeg som leder at miste kontrollen over forløbet?“

Når jeg udarbejder et workshopdesignet, er det altid i tæt dialog og samarbejde med ledelsen. Ved opstartsmødet afklarer vi de udfordringer I står med, derefter udarbejder jeg et workshopdesign som sendes til godkendelse hos jer.

Ligeledes har vi inden workshoppen en grundig afklaring af workshoppens rammer – herunder blandt andet, hvilke beslutninger medarbejderne har indflydelse på, og hvilke de evt. specifikt ikke har indflydelse på.

Sådan foregår det:

  1. Send din forespørgsel til kontakt@lisekjaergaard.dk – jeg vil herefter tage kontakt til dig
  2. Vi mødes således at jeg kan få indblik og overblik i jeres behov og baggrunden for processen og få et klart billede af det resultat I ønsker at arbejde hen i mod. Under mødet drøftes desuden eventuelle behov og specifikke ønsker til det visuelle materiale
  3. I modtager efterfølgende et tilbud til godkendelse. Når I har godkendt tilbuddet, er aftalen bindende
  4. Jeg sender en oversigt over dagen og dagens tema til godkendelse hos jer, således at vi sikrer enighed om dagens indhold
  1. Jeg forbereder efterfølgende et procesdesign, der understøttet en grundigt og målrettet proces
  2. Processen kan afholdes over en enkelt eller flere dage, alt efter behov og aftale – men som minimum skal I afsætte ca. 6 timer til processen (inkl. frokostpause)
  3. Processen  er visuelt understøttet med procesplakat og arbejdsskabeloner
  4. Jeg medbringer alt materiale – I sørger for lokation og forplejning.

Pris

Forberedelse og facilitering af:

Heldagsworkshop á 6 timer inklusiv pauser – 13.000 kr.

Halvdagsworkshop á 3 timer inklusiv pauser – 9.500 kr.

En række møder/workshops – der udarbejdes individuel pris

Tilbagevendende møder – der udarbejdes individuel pris

 

Jeg ankommer 1 time før opstart og har brug for adgang til lokalet.

Der udarbejdes særskilt tilbud, afhængende af forløbet.

Transportudgifter afholdes af kunden.

Såfremt I ønsker yderligere visuelt materiale til brug efter processen/workshoppen, afteles en konkret pris herfor, som en del af kontraktforholdet.

 

 

Har du spørgsmål og skal vi tale sammen og finde ud af, om jeg er den rette facilitator til din virksomhed?

Du er velkommen til (helt uforpligtende) at kontakte mig på 26350176
eller skriv til mig ved at klikke på knappen herunder

Kontakt mig

Udfyld formularen herunder